签名档写上姓名、电话和完整证件号，是为了让对方少问一次。每封发出的信都会带上这段，包括回复群发、抄送给多人、以及以后被转发的邮件。证件号一旦进了别人的邮箱，你收不回来。
编辑签名，只留姓名、部门和必要的办公电话或简称。证件号、完整住址、银行卡号都不放进签名。某封信确实需要核对身份时，用对方指定的方式单独提供，不要写进自动附上的签名。改完给自己发一封测试信看末尾。
签名是模板，会重复出现在每一封信的底部，不是只出现一次的附件。邮箱搜索和转发都会带着它。完整证件号放在这里，出现的次数比一张纸质复印件更多，因为每一封新信都会再带一遍。
不必把签名删成空白，工作联系方式留下是合理的。也不必在每封信正文里反复写一长串身份信息。短签名加上需要时再单独发送，比永远挂着完整号码更合适，也更好改。
改签名的当天用测试信确认末尾。以后新增联系方式时，先看会不会把证件号又贴回去。这个检查只在改签名时做，不用每封信发送前再读一遍长签名。
测试信底部没有完整证件号，日常邮件仍能让对方知道你是谁、该回哪个电话，就说明改到位了。已经发出的旧信可能还留在对方邮箱里，新信不再继续自动附上即可。